Privacidad y borrado de datos

Las personas cuyos datos conserva su organización (socios, contactos, las personas que sus dispositivos puedan observar) tienen derechos sobre ellos: a verlos, llevárselos, corregirlos y pedir que se borren. Hermetry le ofrece una cola de solicitudes, un expediente con todo lo que la plataforma guarda sobre una persona y un borrado que se ejecuta en todos los módulos a la vez. Esta página explica las herramientas, qué hacen y qué no cubren. Para las condiciones de tratamiento de Hermetry como tal, consulte el acuerdo de tratamiento de datos y la política de privacidad; para cuestiones jurídicas sobre Hermetry como empresa, contáctenos.

Dos tipos de datos

Datos	Tratamiento
Datos personales	Cuentas y perfiles de los socios, sus sesiones e historial de inicio de sesión, filas de auditoría sobre ellos, registros de notificaciones, contactos y datos de otras personas que su organización almacena. Cubiertos por expedientes y borrado.
Datos de máquinas	Los dispositivos, sus atributos, telemetría, alarmas y estado de conexión describen máquinas. Una persona aparece allí solo como un id de usuario (por ejemplo, quién creó un enlace), que deja de identificar a nadie una vez borrada la cuenta. Las direcciones de los dispositivos se conservan 30 días en el registro de conexión, no se exportan y no se vinculan a ninguna persona.

El texto libre que escribe en un dispositivo (su nombre, etiqueta, atributos) es su descripción de la máquina. No incluya nombres de personas en él.

Nota

Si sus dispositivos los llevan puestos o encima personas, como localizadores de personal, sus posiciones y eventos pueden identificar a una persona. El borrado no busca en la telemetría. No use nombres de personas como nombres de dispositivos, mantenga la correspondencia localizador-persona fuera de los datos de los dispositivos y confíe en su política de retención de telemetría (véase Cuánto tiempo se conservan los datos).

Solicitudes de privacidad

Abra Privacy Requests (dirección /admin/privacy/requests). Los administradores pueden registrar, leer y verificar solicitudes; construir expedientes y ejecutar borrados requiere el rol Owner.

Registrar una solicitud

Seleccione Record Request (Record a Privacy Request).
Introduzca el Subject type (por ejemplo USER para un socio, CONTACT), el Subject id, el Subject email, el Subject name, el Right exercised y una Note.
Seleccione Record. «El plazo legal se fija desde hoy y no cambia después. Retrotraiga la fecha de recepción si la solicitud llegó antes.»

Derecho	Respuesta
Acceso	Un expediente: todas las filas de cada módulo sobre la persona, en un único archivo
Portabilidad	Los datos de la persona en un formato portable
Supresión	Borrado o anonimización en todos los módulos
Rectificación, limitación, oposición	Lo gestiona usted en el módulo correspondiente; la solicitud registra la respuesta

La cola muestra Subject, Right, Status, Verified, Received y Due. Past deadline, still open muestra las vencidas.

Verificar a la persona

«Bloquea expedientes y borrados hasta que alguien registre cómo el interesado demostró quién es. Actuar para un solicitante no verificado es en sí mismo una brecha de datos.» Registre cómo la persona demostró su identidad (por ejemplo, una sesión iniciada o un desafío por correo electrónico) antes de construir un expediente o borrar.

Construir un expediente

El expediente es «las filas de todos los módulos sobre una persona en un único archivo, los datos personales más concentrados que emite este sistema». Se ofrece como enlace de corta duración (Dossier Link Lifetime (seconds)) y se conserva un tiempo limitado (Keep Dossiers For (days), 30 por defecto). Envíeselo a la persona por un canal seguro y no guarde copias.

Ejecutar un borrado

Preview: cada módulo indica qué borraría o anonimizaría y qué debe conservar. No se cambia nada.
Submit: con Erasure Needs Approval activado (recomendado), una segunda persona debe aprobarlo; no se acepta su propia aprobación.
Execute: cada módulo borra sus filas. Después, cada uno vuelve a comprobarse y debe informar de que no queda nada.

Resultado	Significado
Completed	Se borró todo.
Partial	Algunas filas se conservan por un motivo legal (por ejemplo, un periodo contable o una retención legal), o un módulo falló. La solicitud enumera qué se conservó y por qué.
Rejected	Un revisor rechazó el borrado, con una nota.

Tras un borrado, el registro de auditoría conserva una fila (privacy.erasure.executed) con recuentos e ids de módulos, nunca los datos borrados.

Qué hace el borrado en los registros propios de Hermetry

Registro	Qué ocurre
Registro de auditoría	La identidad de la persona se retira de sus filas; las acciones se mantienen y la cadena sigue verificándose. Véase Registro de auditoría.
Cortafuegos de IA	Los incidentes sobre la persona pierden al actor y se cierran como «The person was erased»; su línea base se elimina.
Cuentas de inicio de sesión vinculadas	Desvinculadas.

Ajustes

Privacy Settings («Plazos de respuesta, verificación y tratamiento de expedientes para solicitudes de interesados»):

Ajuste	Significado
Response Window (days)	El plazo legal fijado en una solicitud nueva. «KVKK says 30 days; GDPR says one month.»
Require Identity Verification	Bloquea expedientes y borrados hasta que se registre la verificación.
Erasure Needs Approval	Una segunda persona confirma cada borrado.
Data Protection Contact	La dirección a la que escriben las personas, normalmente su delegado de protección de datos.
Dossier Link Lifetime (seconds), Keep Dossiers For (days)	Cuánto tiempo puede descargarse y conservarse un expediente.
Anonymise Closed Requests After (days)	Tras estos días, una solicitud cerrada conserva solo su tipo, estado y fechas como evidencia.

Retention Policies es un registro de cuánto tiempo conserva su organización cada categoría de datos y por qué. No borra nada por sí mismo; un borrado que conserve filas puede citarlo.

Solicitudes que las personas hacen por sí mismas

Los socios pueden exportar sus propios datos y eliminar su cuenta sin intervención de un administrador. Véase Exporte sus datos y cierre su organización.