Datenschutz und Datenlöschung

Personen, deren Daten Ihre Organisation speichert (Mitglieder, Kontakte, Personen, die Ihre Geräte erfassen könnten), haben Rechte daran: auf Auskunft, Übertragung, Berichtigung und Löschung. Hermetry bietet Ihnen eine Anfrageliste, ein Dossier mit allem, was die Plattform zu einer Person speichert, und eine Löschung, die alle Module gleichzeitig durchläuft. Diese Seite erklärt die Werkzeuge und was sie abdecken und was nicht. Zur eigenen Verarbeitung von Hermetry siehe die Auftragsverarbeitungsvereinbarung und die Datenschutzerklärung; für rechtliche Fragen zu Hermetry als Unternehmen kontaktieren Sie uns.

Zwei Arten von Daten

Daten	Behandlung
Personenbezogene Daten	Konten und Profile von Mitgliedern, ihre Sitzungen und Anmeldeverläufe, Audit-Zeilen über sie, Benachrichtigungsdatensätze, Kontakte und Daten anderer Personen, die Ihre Organisation speichert. Abgedeckt durch Dossiers und Löschung.
Maschinendaten	Geräte, ihre Attribute, Telemetrie, Alarme und Verbindungsstatus beschreiben Maschinen. Eine Person erscheint dort nur als Benutzer-ID (zum Beispiel, wer eine Bindung erstellt hat), die niemanden mehr identifiziert, sobald das Konto gelöscht ist. Geräteadressen werden 30 Tage im Verbindungsprotokoll aufbewahrt, nicht exportiert und nicht mit einer Person verknüpft.

Freitext, den Sie auf einem Gerät eingeben (Name, Bezeichnung, Attribute), ist Ihre Beschreibung Ihrer Maschine. Halten Sie persönliche Namen daraus fern.

Hinweis

Wenn Ihre Geräte von Personen getragen werden, etwa Personen-Tracker, können deren Positionen und Ereignisse eine Person identifizieren. Die Löschung durchsucht keine Telemetrie. Verwenden Sie keine persönlichen Namen als Gerätenamen, halten Sie die Zuordnung von Tracker zu Person außerhalb der Gerätedaten und verlassen Sie sich auf Ihre Aufbewahrungsfristen für Telemetrie (siehe Wie lange Daten aufbewahrt werden).

Datenschutzanfragen

Öffnen Sie Datenschutzanfragen (Adresse /admin/privacy/requests). Administratoren können Anfragen erfassen, lesen und verifizieren; das Erstellen von Dossiers und das Ausführen von Löschungen erfordert die Rolle Owner.

Anfrage erfassen

Wählen Sie Anfrage erfassen (Datenschutzanfrage erfassen).
Geben Sie den Betroffenen-Typ ein (zum Beispiel USER für ein Mitglied, CONTACT), die Betroffenen-ID, die E-Mail des Betroffenen, den Namen des Betroffenen, das ausgeübte Recht und eine Notiz.
Wählen Sie Erfassen. „Die gesetzliche Frist wird ab heute vermerkt und verschiebt sich danach nicht. Datieren Sie das Eingangsdatum zurück, wenn die Anfrage früher eingegangen ist.“

Recht	Antwort
Auskunft	Ein Dossier: alle Zeilen jedes Moduls über die Person, in einer Datei
Übertragbarkeit	Die Daten der Person in einem übertragbaren Format
Löschung	Löschung oder Anonymisierung in allen Modulen
Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch	Von Ihnen im betreffenden Modul bearbeitet; die Anfrage hält die Antwort fest

Die Liste zeigt Betroffener, Recht, Status, Verifiziert, Eingegangen und Fällig. Frist überschritten, noch offen zeigt die überfälligen an.

Person verifizieren

„Blockiert Dossiers und Löschungen, bis jemand erfasst hat, wie sich die betroffene Person ausgewiesen hat. Im Auftrag eines nicht verifizierten Anfragenden zu handeln ist selbst eine Datenschutzverletzung.“ Erfassen Sie, wie sich die Person ausgewiesen hat (zum Beispiel über eine angemeldete Sitzung oder eine E-Mail-Bestätigung), bevor Sie ein Dossier erstellen oder löschen.

Dossier erstellen

Das Dossier ist „alle Zeilen jedes Moduls über eine Person in einer Datei – die konzentrierteste personenbezogene Datenmenge, die dieses System erzeugt“. Es wird als kurzlebiger Link angeboten (Gültigkeitsdauer des Dossier-Links (Sekunden)) und für begrenzte Zeit aufbewahrt (Dossiers aufbewahren für (Tage), standardmäßig 30). Senden Sie es der Person über einen sicheren Kanal und bewahren Sie keine Kopien auf.

Löschung durchführen

Vorschau: Jedes Modul meldet, was es löschen oder anonymisieren würde und was es behalten muss. Es wird nichts geändert.
Einreichen: Ist Löschung erfordert Genehmigung aktiviert (empfohlen), muss eine zweite Person sie genehmigen; die eigene Genehmigung wird abgelehnt.
Ausführen: Jedes Modul löscht seine Zeilen. Danach wird jedes erneut abgefragt und muss melden, dass nichts übrig ist.

Ergebnis	Bedeutung
Abgeschlossen	Alles wurde gelöscht.
Teilweise	Einige Zeilen werden aus einem rechtlichen Grund behalten (etwa einem Buchhaltungszeitraum oder einer gesetzlichen Sperre), oder ein Modul ist fehlgeschlagen. Die Anfrage listet auf, was behalten wurde und warum.
Abgelehnt	Ein Prüfer hat die Löschung mit einer Notiz abgelehnt.

Nach einer Löschung behält das Audit-Log eine Zeile (privacy.erasure.executed) mit Anzahlen und Modul-IDs, niemals die gelöschten Daten.

Was die Löschung in den eigenen Aufzeichnungen von Hermetry bewirkt

Datensatz	Was passiert
Audit-Log	Die Identität der Person wird aus ihren Zeilen entfernt; die Aktionen bleiben und die Kette bleibt prüfbar. Siehe Audit-Log.
KI-Firewall	Vorfälle über die Person verlieren den Akteur und werden mit „Die Person wurde gelöscht“ geschlossen; ihre Baseline wird gelöscht.
Verknüpfte Anmeldekonten	Verknüpfung aufgehoben.

Einstellungen

Datenschutz-Einstellungen („Antwortfristen, Verifizierung und Dossierbehandlung für Anfragen betroffener Personen“):

Einstellung	Bedeutung
Antwortfrist (Tage)	Die gesetzliche Frist, die bei einer neuen Anfrage vermerkt wird. „Das KVKK nennt 30 Tage; die DSGVO nennt einen Monat.“
Identitätsverifizierung erforderlich	Blockiert Dossiers und Löschungen, bis die Verifizierung erfasst ist.
Löschung erfordert Genehmigung	Eine zweite Person bestätigt jede Löschung.
Datenschutzkontakt	Die Adresse, an die Personen schreiben, in der Regel Ihr Datenschutzbeauftragter.
Gültigkeitsdauer des Dossier-Links (Sekunden), Dossiers aufbewahren für (Tage)	Wie lange ein Dossier abgerufen und aufbewahrt werden kann.
Abgeschlossene Anfragen anonymisieren nach (Tagen)	Nach so vielen Tagen behält eine abgeschlossene Anfrage nur ihre Art, ihren Status und ihre Daten als Nachweis.

Aufbewahrungsrichtlinien ist ein Verzeichnis, wie lange Ihre Organisation jede Datenkategorie und warum aufbewahrt. Es löscht von sich aus nichts; eine Löschung, die Zeilen behält, kann darauf verweisen.

Anfragen, die Personen selbst stellen

Mitglieder können ihre eigenen Daten exportieren und ihr eigenes Konto ohne Administrator löschen. Siehe Daten exportieren und Organisation verlassen.