Les personnes dont votre organisation détient les données (membres, contacts, personnes que vos appareils peuvent observer) disposent de droits sur ces données : les consulter, les récupérer, les corriger et les faire effacer. Hermetry vous fournit une file de demandes, un dossier de tout ce que la plateforme détient sur une personne, et un effacement qui s’exécute sur tous les modules à la fois. Cette page explique ces outils, ce qu’ils font et ce qu’ils ne couvrent pas. Pour les conditions de traitement propres à Hermetry, consultez le contrat de traitement des données et la politique de confidentialité ; pour toute question juridique concernant Hermetry en tant qu’entreprise, contactez-nous.
Deux types de données
| Données | Traitement |
|---|---|
| Données personnelles | Comptes et profils des membres, leurs sessions et historique de connexion, lignes d’audit les concernant, enregistrements de notifications, contacts et autres données de personnes stockées par votre organisation. Couvert par les dossiers et l’effacement. |
| Données machine | Les appareils, leurs attributs, la télémétrie, les alarmes et l’état de connexion décrivent des machines. Une personne n’y apparaît que sous la forme d’un identifiant utilisateur (par exemple, la personne qui a créé une liaison), qui ne permet plus d’identifier quiconque une fois le compte effacé. Les adresses des appareils sont conservées 30 jours dans le journal de connexion, ne sont pas exportées et ne sont pas liées à une personne. |
Le texte libre que vous saisissez sur un appareil (son nom, son libellé, ses attributs) est votre description de votre machine. N’y indiquez pas de noms de personnes.
Remarque
Si vos appareils sont portés par des personnes, comme des badges de suivi du personnel, leurs positions et événements peuvent identifier une personne. L’effacement ne recherche pas dans la télémétrie. N’utilisez pas de noms de personnes comme noms d’appareils, conservez la correspondance badge-personne en dehors des données des appareils, et appuyez-vous sur votre durée de conservation de la télémétrie (voir Durée de conservation des données).
Demandes de confidentialité
Ouvrez Privacy Requests (adresse /admin/privacy/requests). Les administrateurs peuvent enregistrer, lire et vérifier les demandes ; la constitution des dossiers et l’exécution des effacements nécessitent le rôle Owner.
Enregistrer une demande
- Sélectionnez Record Request (Record a Privacy Request).
- Saisissez le Subject type (par exemple
USERpour un membre,CONTACT), le Subject id, le Subject email, le Subject name, le Right exercised et une Note. - Sélectionnez Record. « Le délai légal est calculé à partir d’aujourd’hui et ne change pas ensuite. Antidatez la date de réception si la demande est arrivée plus tôt. »
| Droit | Réponse |
|---|---|
| Accès | Un dossier : toutes les lignes de chaque module concernant la personne, dans un seul fichier |
| Portabilité | Les données de la personne dans un format portable |
| Effacement | Suppression ou anonymisation dans tous les modules |
| Rectification, limitation, opposition | Traité par vous dans le module concerné ; la demande enregistre la réponse |
La file affiche Subject, Right, Status, Verified, Received et Due. Past deadline, still open affiche les demandes en retard.
Vérifier la personne
« Bloque les dossiers et les effacements tant que quelqu’un n’a pas enregistré la manière dont la personne a prouvé son identité. Agir pour un demandeur non vérifié constitue en soi une violation de données. » Enregistrez la façon dont la personne a prouvé son identité (par exemple une session connectée ou une vérification par e-mail) avant de construire un dossier ou d’effacer.
Constituer un dossier
Le dossier est « toutes les lignes de chaque module concernant une personne, dans un seul fichier, soit la donnée personnelle la plus concentrée que ce système produit ». Il est proposé sous forme de lien à durée de vie courte (Dossier Link Lifetime (seconds)) et conservé pendant une durée limitée (Keep Dossiers For (days), 30 par défaut). Envoyez-le à la personne par un canal sûr et ne conservez aucune copie.
Exécuter un effacement
- Preview : chaque module indique ce qu’il supprimerait ou anonymiserait, et ce qu’il doit conserver. Rien n’est modifié.
- Submit : avec Erasure Needs Approval activé (recommandé), une deuxième personne doit approuver ; votre propre approbation est refusée.
- Execute : chaque module efface ses lignes. Ensuite, chacun est interrogé à nouveau et doit signaler qu’il ne reste rien.
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Completed | Tout a été effacé. |
| Partial | Certaines lignes sont conservées pour un motif légal (par exemple une période comptable ou une mise en réserve légale), ou un module a échoué. La demande liste ce qui a été conservé et pourquoi. |
| Rejected | Un relecteur a rejeté l’effacement, avec une note. |
Après un effacement, le journal d’audit conserve une ligne (privacy.erasure.executed) avec des compteurs et les identifiants des modules, jamais les données effacées.
Ce que l’effacement fait dans les propres registres de Hermetry
| Enregistrement | Ce qui se passe |
|---|---|
| Journal d’audit | L’identité de la personne est retirée de ses lignes ; les actions sont conservées et la chaîne reste vérifiable. Voir Journal d’audit. |
| Pare-feu IA | Les incidents concernant la personne perdent l’acteur et sont clos avec la mention « The person was erased » ; leur référence de base est supprimée. |
| Comptes de connexion liés | Dissociés. |
Paramètres
Privacy Settings (« Response deadlines, verification and dossier handling for data-subject requests ») :
| Paramètre | Signification |
|---|---|
| Response Window (days) | Le délai légal appliqué à une nouvelle demande. « KVKK says 30 days; GDPR says one month. » |
| Require Identity Verification | Bloque les dossiers et les effacements tant que la vérification n’est pas enregistrée. |
| Erasure Needs Approval | Une deuxième personne confirme chaque effacement. |
| Data Protection Contact | L’adresse à laquelle les personnes écrivent, généralement celle de votre délégué à la protection des données. |
| Dossier Link Lifetime (seconds), Keep Dossiers For (days) | Durée pendant laquelle un dossier peut être récupéré et conservé. |
| Anonymise Closed Requests After (days) | Après ce nombre de jours, une demande close ne conserve que son type, son statut et ses dates comme preuve. |
Retention Policies est un registre indiquant pendant combien de temps votre organisation conserve chaque catégorie de données et pourquoi. Il ne supprime rien par lui-même ; un effacement qui conserve des lignes peut le citer.
Demandes faites par les membres eux-mêmes
Les membres peuvent exporter leurs propres données et supprimer leur propre compte sans l’intervention d’un administrateur. Voir Exporter vos données et clôturer votre organisation.