Chat-Plattformen

Hermetry kann Benachrichtigungen als Nachrichten in gängigen Team- und Chat-Apps für den persönlichen Gebrauch zustellen. Ein Administrator verbindet eine Chat-Plattform für die Organisation; danach verknüpft jedes Mitglied sein eigenes Chat-Konto. Benachrichtigungen erreichen ein Mitglied in jeder Chat-App, die es verknüpft und eingeschaltet gelassen hat.

So funktioniert es

Schritt	Wer	Wo
1. Installieren Sie das Plugin der Chat-Plattform und geben Sie dessen Zugangsdaten ein	Administrator	Marketplace, die Einstellungen des Plugins
2. Chat-Plattform verbinden	Administrator	Chat-Plattformen (Konfiguration)
3. Chat-Konto verknüpfen	Jedes Mitglied	Mein Profil > Chat-Apps
4. Benachrichtigungen empfangen	Jedes Mitglied	In der Chat-App

Mehrere Plattformen können gleichzeitig verbunden werden. Jede ist ein eigener Kanal mit einem eigenen Schalter für jedes Mitglied.

Eine Plattform verbinden (Administratoren)

1. Installieren Sie das Plugin der Chat-Plattform aus dem Marketplace und geben Sie dessen Zugangsdaten in den Einstellungen des Plugins ein. Verwenden Sie ein Konto oder einen Bot, das bzw. der für Hermetry angelegt wurde.
2. Öffnen Sie Chat-Plattformen unter Konfiguration („Mitglieder Benachrichtigungen als … Nachrichten empfangen lassen“). Jede installierte Plattform zeigt Zugangsdaten gesetzt oder Zugangsdaten fehlen.
3. Klicken Sie auf Verbinden. Hermetry prüft die Zugangsdaten und registriert seinen Webhook bei der Plattform: „Verbunden. Der Webhook ist registriert.“ Manche Plattformen erfordern, dass Sie die angezeigte Webhook-URL selbst in die App-Einstellungen der Plattform einfügen.

Trennen fragt zuerst nach: „Der Webhook wird entfernt, und jedes über diesen Anbieter verknüpfte Konto wird entkoppelt.“ Mitglieder müssen nach einer neuen Verbindung erneut verknüpfen.

Zum Anzeigen der Seite wird Installierte Chat-Anbieter anzeigen benötigt; zum Verbinden und Trennen Chat-Anbieter des Mandanten verbinden oder trennen (standardmäßig jeweils Admin).

Ist keine Plattform installiert, weist die Seite darauf hin und verweist auf den Marketplace.

Verknüpfen Sie Ihr Chat-Konto (Mitglieder)

1. Öffnen Sie Mein Profil > Chat-Apps („Benachrichtigungen als … Nachrichten empfangen“). Jede verbundene Plattform zeigt Verknüpft oder Nicht verknüpft.
2. Klicken Sie auf Verknüpfen Plattform. Je nach Plattform erscheint entweder:
   • ein Link, der die Chat-App öffnet; bestätigen Sie dort („Verknüpfung in der App abschließen. Dieser Link funktioniert einmal und läuft in 10 Minuten ab.“), oder
   • ein Code, der angezeigt wird; senden Sie ihn wie auf der Seite angegeben an das Chat-Konto der Organisation („Senden Sie diesen Code an das Konto, um die Verknüpfung abzuschließen: Code. Er funktioniert einmal und läuft in 10 Minuten ab.“).
3. Der Tab zeigt Verknüpft.

Regeln für die Verknüpfung:

• Ein Chat-Konto pro Mitglied und Plattform sowie ein Mitglied pro Chat-Konto und Plattform.
• Der Link oder Code funktioniert einmal, 10 Minuten lang, nur für Sie und nur für diese Plattform.
• Zum Verknüpfen wird Eigene Chat-Konten verknüpfen oder entkoppeln benötigt (standardmäßig Benutzer).

Ist für Ihre Organisation keine Chat-App eingerichtet, zeigt der Tab: „Für diesen Arbeitsbereich ist keine Chat-App eingerichtet. Bitten Sie einen Administrator, eine zu verbinden.“

Plattform ausschalten oder Verknüpfung entfernen

• Jede verknüpfte Plattform hat einen Schalter „Benachrichtigungen Plattform„ („Benachrichtigungen als Plattform-Nachrichten empfangen.“). Aus: Dorthin wird nichts gesendet; die Verknüpfung bleibt bestehen.
• Verknüpfung Plattform aufheben entfernt die Verknüpfung: „Benachrichtigungen kommen dort nicht mehr an, bis Sie erneut verknüpfen.“
• Wenn Sie den Stopp-Befehl der Plattform an das Chat-Konto der Organisation senden, wird die Verknüpfung ebenfalls aufgehoben.

Was ankommt

Eine Chat-Nachricht enthält den Titel der Benachrichtigung, ihren Text und einen Link zur zugehörigen Seite. Alarmbenachrichtigungen erreichen Chat-Apps wie jeder andere Kanal: geöffnet, eskaliert, Erinnerungen und behoben.

Chat-Nachrichten:

• berücksichtigen die Ruhezeiten (kritische Alarme ignorieren sie standardmäßig),
• werden im von jeder Plattform erlaubten Tempo gesendet, sodass eine Serie sich über mehrere Sekunden verteilen kann,
• werden für ein Mitglied gestoppt, dessen Chat-Konto das Konto der Organisation blockiert: Die Verknüpfung wird entfernt.

Manche Plattformen erlauben freien Text nur innerhalb eines Zeitraums nach der letzten Nachricht des Mitglieds an das Konto; außerhalb benötigt das Plugin eine vom Administrator konfigurierte Nachrichtenvorlage.

Datenschutz

Ihre Chat-Adresse wird nur gespeichert, um Ihre Benachrichtigungen zuzustellen. Sie wird über die API nie angezeigt, ist im Datenexport Ihrer Organisation enthalten und wird mit Ihrem Konto gelöscht. Die Plattform selbst verarbeitet die von ihr zugestellten Nachrichten; die Seite jedes Plugins zeigt dessen Hinweis zur Verarbeitung.

Fehlerbehebung

Symptom	Prüfen
Der Link oder Code funktioniert nicht	Er ist nach 10 Minuten abgelaufen oder bereits verwendet worden: Klicken Sie erneut auf Verknüpfen.
Verknüpft, aber nichts kommt an	Der Schalter der Plattform ist aus; Ruhezeiten; Sie sind kein Empfänger dieser Regel; der Administrator hat die Plattform getrennt und wieder verbunden (dann erneut verknüpfen).
Alle haben die Benachrichtigungen verloren	Die Plattform wurde getrennt oder ihre Zugangsdaten haben sich geändert.
„Verknüpfung konnte nicht gestartet werden.“	Die Zugangsdaten der Plattform fehlen oder sind falsch; bitten Sie einen Administrator.